Vorgangsweise bei Orgelneubauten bzw. Restaurierungen
(Stand September 2008)

1. Vorgangsweise bis zum Vertragsabschluss
   Kontaktaufnahme der Pfarre mit dem Orgelreferat der Diözese St. Pölten (laut Statuten) in schriftlicher Form, mit der Bitte um Besichtigung und Überprüfung der Orgel vor Ort durch das Orgelreferat bzw. unter Einschaltung des Bundesdenkmalamtes. (Kontaktaufnahme mit dem Bundesdenkmalamt erfolgt im Wege des Orgelreferates: Ansuchen um eine Abbruchgenehmigung (Neubau) bzw. Feststellung der Erhaltenswürdigkeit (Restaurierung))
   
   Einholen von mindestens 3 max. 5 Offerten durch die Pfarre, wobei das Orgelreferat Hilfestellung leistet (Disposition, …). Vorlage der Offerte beim Orgelreferat und Preis– Leistungs– Vergleich durch den Orgelreferenten. Bei Neubauten von Orgelgehäusen wird der Diözesankunstrat statutengemäß eingeschaltet.
   
   Auf Basis dieses Vergleichs entscheidet der PKR (Pfarrkirchenrat), welches der Offerte zur Ausführung gelangen soll.
   
   Erstellen eines Finanzierungsplanes (ao–Haushaltsplan an die Diözesanfinanzkammer im Wege des Orgelreferates) und Beschluss darüber durch den PKR. Als Finanzierungselemente kommen für Orgelbauvorhaben grundsätzlich in Betracht:
   
   
   • Eigenmittel
   • Darlehen des Auftraggebers bei einem von der Finanzkammer genannten Bank– oder Kreditinstitutes
   • Subventionen öffentlicher Hand (Anmerkung: Subventionsanträge an Land und Bund sind über das Diözesanbauamt im Wege des Orgelreferates einzureichen)



2. Werkvertrag mit Orgelbauer
   Die im Orgelreferat der Diözese St. Pölten aufliegenden standardisierten Werkvertragsformulare sind vierfach auszufertigen und durch die Pfarre (vertreten durch Pfarrer und stv. Vors. D. PKR) und die Orgelbaufirma zu unterschreiben.
   Zur kirchlichen Genehmigung sind beim Orgelreferat folgende Unterlagen einzureichen.
   
   
   • 4 Exemplare des unterschriebenen Werkvertrags
   
   
   • jener Kostenvoranschlag, der zur Ausführung gelangt
   
   
   • ao–Haushaltsplan
   
   
   • ggf. Bankgarantie
   
   
   • ggf. vorhandene schriftliche Subventionszusagen
   
   
   • ggf. Übermittlung von Planskizzen inkl. einer Materialbeschreibung an das Diözesanbauamt zur Vorlage im Kunstrat
   
   
   Entsprechend der gültigen Statuten erfolgt nach Genehmigung die Unterfertigung der Werkverträge durch das Orgelreferat der Diözese St. Pölten und die kirchenbehördliche Genehmigung durch das Ordinarium.
   
   Nach Genehmigung erhalten die Pfarre und der Orgelbauer je ein unterfertigtes Vertragsexemplar. (Anm: erst nach Gegenzeichnung durch das Orgelreferat und das Ordinarium erlangen die Werkverträge ihre Rechtswirksamkeit! Die Arbeiten dürfen keinesfalls vorher durch den Orgelbauer begonnen werden!)



3. Durchführung der Arbeiten
   Begleitende Kontrolle der Arbeit am Instrument erfolgt durch den Orgelreferenten.
   Zahlungen an Orgelbauer: Für Orgelprojekte mit Gesamtkosten über € 20.000 wird zur Sicherstellung aller Ansprüche vom Orgelbauer eine Bankgarantie in der Höhe des Betrages der Anzahlungen bis zur erfolgten Anlieferung der Orgel eingefordert. Das Original wird bei Anlieferung der Orgel von der Pfarre an den Orgelbauer retourniert.
   Nach Abschluss der Arbeiten: Abnahmeprüfung durch den Orgelreferenten der Diözese St. Pölten im Beisein der Vertreter der Pfarre und des Orgelbauers. Schriftlicher Kollaudierungsbericht darüber durch den Orgelreferenten. Erst nach Vorliegen desselben und Überprüfung der Schlussrechnung durch den Orgelreferenten kommt die Schlusszahlung zur Anweisung. Je ein Bericht ergeht an die Pfarre, den Orgelbauer und das Bischöflichen Ordinariat.



4. Elektroorgel
   Das Orgelreferat wird den Ankauf von elektronischen Orgeln grundsätzlich nur in folgenden Fällen befürworten:
   
   
   • wenn die Anschaffung eine Übergangslösung darstellt, bis ausreichen finanzielle Mitteln zur Anschaffung einer Pfeifenorgel vorhanden sind.
   • für den Fall, dass nicht ausreichend Platz zur Aufstellung einer Pfeifenorgel vorhanden ist